PROJETOS III

Caros amigos, olá!

Começamos há algumas semanas abordar aqui em nosso blog o tema PROJETOS. Esse assunto é bastante amplo e tomará uma série de publicações nossas. Tentaremos resumir de maneira tal que não se perca a essência do que significa de fato trabalhar sob a forma de projetos.

Diremos hoje acerca do ciclo de vida de um projeto e veremos que, mesmo se este projeto não estiver formalizado, ele se encaixará perfeitamente nos conceitos e nas terminologias que sabemos (saberemos) necessárias para a conclusão bem sucedida de um projeto qualquer.

Como sabemos, e pela própria natureza, os projetos têm na sua maioria, um caráter multidisciplinar. Isto é, apesar de ter um fim específico, sua conclusão passará por várias áreas ou dependerá do conhecimento de vários profissionais para seu sucesso. A construção de uma casa não depende só do pedreiro, tampouco somente do proprietário, mas sim deve contemplar o trabalho de projeto - engenheiros e arquitetos , a parte financeira - o proprietário, a execução - pedreiro, carpinteiro, marceneiro, encanador, eletricista, jardineiro, entre outros , o controle - projetistas, o proprietário, fiscalizações diversas, etc. Enfim, tudo isso deve estar integrado e juntamente com outros agentes, formarem a equipe do projeto.

Figura 1: áreas de especialização à equipe do projeto. Fonte: PROMINP

A figura 1, mostra acima de tudo as habilidades que a equipe envolvida em um projeto deve ter consigo para a plena execução deste. Para que possamos aproximar mais à nossa realidade, tomemos o exemplo dado acima, sobre a construção de uma casa. Este será nosso projeto. Percebam também que estamos dando ênfase ao gerenciamento de projetos de acordo com o guia PMBOK, por ser o método mais utilizado ao redor do mundo bem como respeitado.

De acordo com este mesmo guia podemos entender as referidas áreas da seguinte forma:

Habilidades interpessoais:

· Comunicação eficaz;

· Influência sobre a organização;

· Liderança;

· Motivação;

· Gerencia de conflitos e negociação;

· Resolução de problemas.

Conhecimento e Habilidades Gerenciais

· Planejar, Gerenciar Equipes, Executar, Controlar;

· Gerenciamento financeiro;

· Compras;

· Marketing e vendas;

· Manufatura;

· Distribuição, logística, cadeia de suprimentos;

· Plano estratégico, tático e operacional;

· Tecnologia da informação;

· Segurança e saúde;

· Etc.

Entendimento do Ambiente do Projeto:

· Contexto social, ambiental, econômico, político, tecnológico, etc.;

· Impactam positiva ou negativamente;

· São intencionais ou não.

Conhecimento, Normas e Regulamentos

· Áreas de aplicação;

· Departamentos e funcionalidades;

· Elementos técnicos;

· Normas internas e externas;

· Exigências Legais.

As áreas de especializações citadas acima, propiciam, de acordo com o guia PMBOK, o "apareciemento" das áreas de do conhecimento dos projetos onde são designadas as equipes para exercer às atividades que lhes são pertinentes. Basicamente são nove as áreas do conhecimento de acordo com a figura 2, abaixo.

Figura 2: áreas do conhecimento de um projeto. Fonte: PROMINP

Seguem as definições:

· Escopo: processos necessários para que o projeto contemple o requerido e nada além para que se obtenha sucesso;

· Tempo: processos necessários para que o projeto termine dentro do prazo previsto;

· Custos: processos requeridos para que o projeto seja executado dentro do custo previsto;

· Qualidade: processo que assegura que as necessidades que originaram o projeto sejam atendidas;

· Recursos Humanos: processos que visam assegurar melhor aproveitamento das pessoas dentro do projeto;

· Comunicação: processos necessários para assegurar que a geração, coleta, disseminação, armazenamento e apresentação das informações sejam feitas de maneira correta e no seu devido tempo;

· Processos necessários para a identificação, análise e resposta aos riscos do projeto;

· Aquisições: processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização, e;

· Integração: processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.

Figura 3: ciclo de vida de um projeto. Fonte: PROMINP

Figura 4: processos de um projeto. Fonte: Fernando Deschamps - PUC PR

E a figura 3 e 4 mostram o ciclo de vida de um projeto (tempo que leva desde a primeira atividade relacionada ao projeto até a execução da última atividade do mesmo), bem como o fluxograma dos processos dentro do projeto. Nelas vemos como é o fluxo das informações e das atividades no decorrer do seu tempo de vida e vemos também a intensidade das atividades variam no tempo. Por exemplo, a atividade de iniciação, como o próprio nome sugere, tem seu auge no início das atividades de projeto e depois esta etapa está encerrada.

Assim, as áreas do conhecimento (figura 2) estão amplamente relacionadas com os processos do projeto durante todo o seu ciclo de vida (figuras 3 e 4). Desta forma, e não incomum para o gerenciamento de projetos, não existe um organograma tradicional, mas muitas vezes um em forma de matriz, que dá uma visão melhor e mais apurada do todo. As atividades são organizadas por competência e não tanto por hierarquia e apesar de haver liderança, o conceito de gerencia imediata fica um tanto quando diferente do tradicional, pois uma mesma pessoa dentro do projeto pode ficar subordinada à mais de um coordenador. Desta forma, fica ainda mais destacada, a importância da INTEGRAÇÃO, ser clara e bem definida. A figura 5 nos dá um exemplo e uma visão mais geral acerca das áreas do conhecimento, bem como dos processos de um projeto.

Figura 5: áreas do conhecimento e processos. Fonte: PROMINP

Então pensando lá na nossa casa, podemos ter uma idéia melhor dos processos de um projeto, desde a iniciação até o encerramento, passando pelo planejamento, execução e controle. Bem como as áreas do conhecimento necessárias para a construção da casa. Em Riscos por exemplo, corre-se o risco de acidentes durante a obra, por exemplo, risco de atrasar devido ao mau tempo ou falta de materiais. Na área da qualidade podem ocorrem atrasos ou não atendimento a prazos ou requisitos do projeto arquetônico. Em comunicações, podem haver falhas ou a falta de, e assim deve se ter um método confiável para tal e estipulados os diversos meiso. Enfim, como se pode observar, a construção desta casa, encaisa-se perfeitamente no modelo de atividade considerado projeto, rapidamente teremos exemplos de ações e necessidades nas diversas áreas do conhecimento, quando da construção desta. E quem já construiu sabe bem que a principal habilidade de quem quer ver sua casa construída é a integração das áreas do conhecimento e suas respectivas atividades. Afinal, as pessoas que executam tais atividades, nem sempre tem idéias convergentes e nesse caso o gerenciamento do projeto, no caso o proprietário, deve saber lidar com propriedade, para que sua casa (projeto) fique dentro dos custos, prazos e qualidade estimados e tudo o mais que envolve um projeto, ou uma casa!

É isso aí amigo, um forte abraço e até a próxima semana.