PROJETOS VIII

Olá amigos!

Depois de muitas publicações e até mesmo alguns textos longos, chegamos ao fim das publicações sobre o tema projetos.

Falaremos hoje sobre o encerramento oficial de um projeto.

Assim como o início de um projeto se dá de maneira gradativa, também o encerramento do mesmo é gradual. Basicamente, este processo de ENCERRAMENTO ocorre em duas áreas do conhecimento nos projetos: integração e aquisições.

Em AQUISIÇÕES o encerramento das atividades compreende basicamente, o encerramento dos contratos. Não necessariamente todos os contratos devam ser encerrados ao fim do projeto. Há casos que conforme for terminando os trabalhos específicos, os contratos podem ser encerrados. Vejamos nos caso da casa do Sr. X., o contrato com a construtora pode ser encerrado apesar de o contrato com a empresa de decoração ou com os marceneiros, por exemplos, ainda estar em andamento. Portanto, não é preciso que tudo esteja finalizado para se encerrar contratos.

Os encerramentos dos contratos devem conter sempre, pelo menos uma avaliação do transcorrer das atividades e gerar documentações que respaldem tal avaliação. Essa avaliação visa fazer uma verificação final de como foi a execução do contrato em questão, avaliações referentes a prazos de entrega do fornecedor, cumprimento do serviço, aditamentos contratuais, padrão de qualidade, pagamentos entre outros. Essa documentação é importante para registrar os eventos das aquisições, bem como servir de subsídios e parâmetros de consulta para futuros contratos. Além do mais, tais avaliações permitem decidir por optar ou não por um determinado fornecedor outrora contratado. De todo o modo, é extremamente importante, principalmente quando se trata de projetos de grande porte, que se tenha a formalidade do encerramento do contrato junto aos fornecedores.

A INTEGRAÇÃO tem no processo de encerramento das atividades, função parecida quando da abertura. As verificações finais no que diz respeito à qualidade, atendimento ao escopo, geração de relatórios finais, reuniões de realimentação e retorno às partes interessadas e envolvidas no projeto, fazem parte de suas atribuições. No caso de uma execução de um projeto a um terceiro, é importante também o encerramento junto a este, ou seja, reunir-se com o terceiro (cliente) e entregar as documentações pertinentes ao projeto, como avaliação geral de desempenho de todas as áreas do conhecimento no projeto, fazer o encerramento formal, e obter o aceite final. Basicamente, ó encerramento é a entrega da chave para o Sr. X de sua casa pronta, com a documentação, verificações e avaliações gerais do desempenho e construção da mesma.

Como se pode observar, um longo período fora transcorrido até que a casa fora entregue. A jardinagem, como não fazia parte do escopo do projeto não fora executada, e esta deverá ser feita sob a égide de outro projeto que embora seja mais simples, poderá ter os mesmos moldes deste que construíra sua casa.

É isso aí amigos, chegamos ao fim do assunto PROJETOS, e como já dito aqui por várias vezes, esse não é um assunto trivial. Podemos ter dentro de projetos variados tipos de, como: projetos sociais, projetos de serviços, projetos de produtos, projetos ambientais, projetos de vida..., enfim uma infinidade de projetos e cada qual com suas características. Resta ao coordenador do projeto e de sua equipe, adequá-lo às suas necessidades e realidades. No entanto o modelo fornecido pelo PMI, o PMBOK® é um modelo geral que abrange a execução de qualquer tipo de projeto, respeitando é claro, as particularidades de cada um.

Amigos foi um prazer discutir este tema, apesar de às vezes ele se tornar aborrecido. Peço que caso tenham dúvidas, entre em contato através do e-mail: seven@sevenempresarial.com.br será motivo de alegria poder atendê-los.

Abraço!

PROJETOS VII

Caros amigos leitores, muito boa tarde ( boa noite ou bom dia)!

Hoje faremos a penúltima abordagem acerca de projetos e sabemos que o tema nem perto do esgotamento chegou e que o aprofundamento e aperfeiçoamento no que diz respeito a esse assunto é de suma importância àqueles que necessitam trabalhar ou até mesmo gerenciar projetos e suas equipes.

Nesta edição, o processo a ser abordado é o controle e aqui sim, impreterivelmente todas as áreas do conhecimento envolvidas no projeto devem ser monitoradas. Temos um sério problema de executar nossos projetos, basta ver aqueles decididos e iniciados sempre no mês e janeiro de cada ano, na tentativa de mudar de vida, de darmos outro rumo a nossa situação, seja ela financeira, afetiva, profissional entre outras. Esses projetos são planejados, às vezes executados e mais raramente ainda, controlados ou monitorados. Existe um termo na língua inglesa chamado folow up, traduzindo para nosso bom português, é o acompanhamento das atividades. Ou seja, o monitoramento.

Verificar se o que fora anteriormente planejado está sendo cumprido, e executar as ações para que o que estiver fora, atrasado, acima dos custos previstos, ou qualquer outra distorção do projeto possa ser corrigido, faz parte desse monitoramento. Além disso, o acompanhamento é importante para que se possam ter subsídios para a verdadeira verificação de eficácia e resultados do projeto e sua respectiva execução. Mais ainda, tais informações formarão um banco de dados com subsídios para futuros projetos.

Então vamos lá! Com a área do conhecimento INTEGRAÇÃO o processo de controle se dá basicamente pelo controle geral das mudanças inerentes a atividades em projetos. Como a integração, pelo seu próprio nome, integra todas as demais áreas, essa tem por função ter o controle geral das mudanças bem como manter as partes integradas independentemente do que o correr durante a execução do projeto.

O controle do ESCOPO é o processo de avaliar, na execução do projeto se o próprio escopo está sendo cumprido. As mudanças de escopo não devem acontecer ao bel prazer. Na verdade, durante o planejamento o escopo deve estar congelado para apresentação ao cliente e caso aconteça mudanças de escopo durante a execução, este deve ter anuência formal do cliente e ele deve estar ciente do aumento de custos, prazos e eventual interferência na qualidade do projeto. Do mesmo modo, deve haver um sistema de monitoramento de escopo que é uma medida formal de modo a minimizar os impactos desta mudança e quando não possível minimizar, registrar tais impactos para futuros relatórios. Vale lembrar que o escopo deve ser alterado somente na última da última instancia, pois o impacto dessa alteração compromete significativamente os resultados do projeto.

Com o TEMPO o seu controle também é crucial para garantir o sucesso do projeto, e como dito lá nos primeiros artigos, será que um projeto entregue muito antes do prazo programado é considerado como bem sucedido? Na verdade tão ruim quanto entregar muito atrasado, é entregar muito adiantado. Imagine no caso do Sr. X e sua casa, sejam entregues as tintas, ou os azulejos, até mesmo as cortinas da nova casa, quando o pessoal ainda estiver fazendo as fundações. Isso será um empecilho e tanto. A empresa de cortinas, não fez um bom plano de projeto.

Mas como estamos falando de projetos, estes podem sofrer mudanças de cronograma e essas mudanças devem ser ao máximo, controladas para geração de indicadores futuros e para avaliações também futuras, bem como garantia de sucesso do projeto. Reprogramar o cronograma muitas vezes se faz necessário, dadas situações fora da alçada do coordenador do projeto. Em alguns casos, entretanto, há a necessidade de replanejamento de partes do projeto, e reconfiguração de alguma atividade, dadas as alterações de cronograma, principalmente aquelas causados por fatores externos ao projeto, por isso é sempre bom trabalhar com margens de segurança.

CUSTOS. O controle dos custos é outro item de extrema importância na execução do projeto. Tal controle deve incluir o monitoramento do desempenho dos custos para detectar variações que estejam ocorrendo em relação ao plano. Garantir que as mudanças eventuais estejam todas registradas, principalmente para a prestação de contas futura. Também faz parte do controle de custos impedir mudanças não autorizadas bem como comunicar as partes interessadas, aquelas que foram autorizadas a serem executadas.

QUALIDADE. A forma de controlar a qualidade em projetos é semelhantes aos demais controles de qualidade preexistentes. Garantir o atendimento aos requisitos preestabelecidos pelo plano do projeto é sua função principal. Tal condição pode ser atingida por meio das ferramentas tradicionais da qualidade, tais como gráficos de desempenho e controle, gráficos de tendência e dispersão, cartas de controle, FMEA, diagrama de Ishikawa, gráficos de Pareto. Desdobramento da Função Qualidade, 5W2H, e uma de fundamental importância e muito prática em projetos: a Lista de Verificações. Esta permite preliminarmente já conhecer os rumos que o projeto irá tomar, pelo fato de ela já ser concebida lá no planejamento da qualidade do projeto.

O Gerenciamento de RH, por sua vez, apesar de ser uma atividade trivial aos grandes projetos, não pode ser vista como uma função de segunda ordem. Equipes ou pessoas mal geridas podem iniciar ações de sabotagem sorrateira ao projeto, o que causará sérios impactos, principalmente na qualidade, cronograma e em custos. Dentre os principais desafios dessa função está o gerenciamento dos conflitos naturais que ocorrerão na execução de um projeto, dado o caráter multidisciplinar que ele assume, bem como manter toda a equipe motivada durante toda a execução do mesmo. Talvez, essa seja de extrema dificuldade, pois o caráter temporário que um projeto assume, pode levar às pessoas a terem atitudes de não comprometimento, haja vista que a equipe se desmantelará (à priori) quando este atingir seu fim.

COMUNICAÇÕES. O gerenciamento das comunicações, principalmente deve se ater em comunicar o necessário às partes interessadas. Não significa omitir informações, mas, por exemplo, o Sr. X., não precisa comunicar a empresa que constrói a sua casa de uma eventual dificuldade financeira, a não ser que esta dificuldade afete a parte em questão, no caso de ele atrasar algum pagamento. Isso significa que basicamente as informações devem ser distribuídas às partes conforme seu interesse e atividades no projeto. Podemos dividir em três grandes grupos: estratégico, tático e operacional. Principalmente no campo estratégico, prover informações por meios de relatórios periódicos da Situação do Projeto, seu Progresso e suas Previsões.

Controlar os RISCOS significa monitorar o andamento do projeto e seus eventuais riscos, conforme o planejamento dos riscos. Basicamente se dá por uma matriz de probabilidade X impacto, conforme a figura 1.

Figura 1: matriz de risco - probabilidade X impacto. Fonte: PROMINP

Conforme o plano, os riscos devem ser: aceitáveis, evitados preliminarmente e aqueles em que literalmente são assumidos e caso ocorram, entremos com as ações de contingência. Na casa do Sr. X. um risco com grande probabilidade de afetar o projeto é o mau tempo. Restaria verificar o impacto disso no projeto e caso realmente ocorra, que sejam tomas as ações conforme o plano. FMEA também pode ser uma boa ferramenta para controle dos riscos.

E por fim as AQUISIÇÕES. O controle das aquisições pode passar pela aquisição correta no tempo devido, bem como o gerenciamento de contratos, no caso de projetos de grande porte. Neste caso, é de fundamental importância o bom relacionamento com fornecedores, bem como seu correto pagamento, pois os prazos de nosso projeto poder ser interferidos pela indisposição eventual de algum fornecedor. Por isso, contratos bem firmados é acima de tudo, a principal ferramenta do gerente de projetos assim como as habilidades no trato com pessoas. Nesta administração de contratos, há que ter cuidado com os compromissos assumidos pela equipe de projeto em relação aos fornecedores, e cumprir rigorosamente os aspectos legais, e contratuais. No caso de uma eventual mudança, esta deve ser feita aditivamente ao contrato, mas contando com a boa colaboração do fornecedor ou prestador de serviços, mediante ao bom relacionamento interpessoal entre as partes as alterações são facilitadas. Isso é de suma importância, além da formalização dos eventuais acordos mediante documentos consensados entre as partes do projeto.

Amigos, por hoje é isso... Um pouco extenso é verdade, mas acreditem, é apenas uma partícula do processo de controle em projetos!

Forte abraço!

PROEJTOS VI

Amigos, muito boa tarde!

O tema PROJETOS é um daqueles que levanta vários questionamentos capazes de esquentar o debate, dados as diversas abordagens que o tema recebe. É importante destacar que o direcionamento que estamos dando aqui, é aquele sugerido pelo PMBOK® que vê os projetos de maneira genérica, mas com as mesmas características peculiares. Um projeto será sempre um projeto quando para sua execução for despendido um tempo limitado para sua execução, não importando se é desenvolvimento de um produto, um serviço a ser executado, ou até mesmo um projeto de pesquisa. Assim, queremos dizer que esse foco que estamos dando, é uma visão geral acerca de projetos, e que o mesmo deve ser respeitado conforme a natureza do objeto em questão.

E, agora sim, continuando as nossas abordagens sobre projetos, temos hoje em pauta a execução dos trabalhos propriamente ditos. Conforme já abordado, estamos seguindo a matriz PROCESSOS X ÁREAS DO CONHECIMENTO para elucidar acerca das atividades dentro de projetos. Então chegou a vez do processo EXECUÇÃO.

Nesta fase, não são todas as áreas do conhecimento que são abordadas, haja vista as necessidades inerentes a este processo em particular. Por exemplo, o escopo já está definido, custos, riscos e tempo também e, portanto, não há o que fazer enquanto execução, apenas no processo anterior que foi o planejamento e no seguinte, que será o controle.

Para a área de INTEGRAÇÃO, o processo de execução, que como o próprio nome já diz, tem a função de integrar todas as demais áreas do conhecimento do projeto. Deste modo, uma excelente ferramenta para a integração efetiva de tais áreas durante o processo de execução do, é a lista de verificação e que pode contemplar perguntas como: a proposta é coerente com a visão e o planejamento estratégico da organização patrocinadora do projeto (organização de origem)? A proposta possibilita resultados e retorno sobre o investimento compatível com as expectativas da organização? As premissas relevantes foram estabelecidas e validadas? Os recursos estratégicos estarão disponíveis para condução do projeto? Foi formalizada uma proposta executiva, que define o objetivo, os resultados e especificações, os indicadores de acompanhamento, as premissas e os obstáculos do projeto? A Estratégia e o Escopo do projeto estão claramente definidos? A avaliação qualitativa e quantitativa da viabilidade do projeto é consistente e defensável? Uma avaliação global de riscos foi realizada? O grau de certeza das estimativas é suficiente para o nível de risco que a organização possa tolerar? As principais partes interessadas e afetadas foram adequadamente envolvidas? Já foi definido quem será o Gerente deste projeto, com a Capacitação e Experiência requeridas? A equipe necessitará de alguma forma de suporte, treinamento, direcionamento e/ou acompanhamento diferenciados? Toda informação relevante necessária para prosseguir o projeto está disponível e organizada? A proposta executiva foi submetida e aprovada pela organização? Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o lançamento do projeto e o comprometimento das pessoas envolvidas?

Com a QUALIDADE, basicamente é atender aos requisitos, isto é, garantir que o que fora outrora planejado esteja sendo de fato executado. É a aplicação sistemática das atividades de qualidade e a garantia que o projeto empregue todos os processos necessários para atender aos requisitos. Pode-se usar de auditorias, ferramentas da qualidade, atendimento a normas diversas entre outras que se fizer necessário. Importa destacar que a execução na área qualidade, se assemelha muito com o controle da mesma, o que é facilmente de ser confundido, e que não acarreta em graves problemas tal mistura.

Planejada a equipe de trabalho, é chegada a hora de montá-la. Essa seria mais uma das tarefas triviais do projeto, não fossem o grau e a quantidade de problemas que as organizações enfrentam quando no trato com as pessoas. Não por acaso todas as organizações possuem algum problema quando o tema é RECURSOS HUMANOS.

Caso o Projeto em questão já tenha uma equipe definida, por exemplo, no caso da construção da casa do Sr.X, se ele contratar uma empresa, esta já tem sua equipe montada e para tal as preocupações do Sr.X, são menores. Mas se por ventura ele contratar vários profissionais liberais, ele terá de agir com mais cuidado e atenção! Importante que ele neste caso, busque o máximo de informações possíveis acerca das pessoas que eventualmente serão contratadas, buscar referências, fazer entrevistas, verificar perfil e tudo o mais para que esta se encaixe no projeto, e acima de tudo, que ao fim e ao cabo do projeto este atenda perfeitamente ao escopo. Digo isso, por que as partes envolvidas durante as atividades, e principalmente o RH, afetam diretamente no sucesso do projeto ou no seu insucesso.

Além disso, principalmente em projetos mais longos e nas grandes organizações, as pessoas devem ser desenvolvidas. Muitas vezes também para a execução de um projeto específico que requeira habilidades especiais, há que se ter treinamento!

Figura 1: estágio de crescimento das equipes. Fonte: PROMINP

Acima de tudo, não basta formar um grupo, e sim uma equipe. Como desenvolver a equipe? Pessoas se desenvolvem ou são desenvolvidas? Como oportunizar o crescimento das pessoas e o da própria equipe? Como mensurar tudo isso? Estas são questões de extrema importância, haja vista, e como já dito, as pessoas são as partes fundantes de quaisquer atividades.

Já que as pessoas são as partes fundamentais e a COMUNICAÇÃO se dá (ou não) entre elas, é importante executar de forma sistemática o que fora estabelecido no plano de comunicações. Não usar de meios alternativos. Isso garante efetividade e eficácia à comunicação em si, mesmo que ela seja ineficiente. Se a comunicação não for eficiente, por exemplo, está demorando muito para chegar ao seu destino, constata-se que houve falhas no planejamento de comunicações e que este pode e deve ser revisto. No entanto, deve ser feito de maneira formal à vista de todos e assim também ser informada, para que todos tomem conhecimento de maneira formal da nova ferramenta eficaz de comunicação a ser utilizada no decorrer do projeto. Lembremos dos conceitos eficácia, eficiência e efetividade nas comunicações. Acima de tudo ela deve ser eficaz: transmitir única e exclusivamente o necessário; efetiva: que as ações decorrentes da informação aconteçam, que os meios sejam de fato utilizados, e; eficiente (se for o caso): circule tão rápida, pronta e detalhada quanto o possível.

E por fim nesse processo e de não menos importância, são as AQUISIÇÕES. As aquisições em si estão planejadas, há que se preparar, no entanto, para a escolha dos fornecedores, solicitações de orçamento e preparação para as negociações, para depois sim de fato efetuar os contratos com base num critério de desempenho de fornecedores já preestabelecido. É importante este item, pois esse de certa forma determinará o grau de sucesso ou não do projeto. Qualidade do material/serviço fornecido, prazos de entrega, preços entre outros. De modo que em grandes organizações, formulários de avaliação de fornecedores, são constantes, assim como a formação de um banco de dados permanente destes, de modo a dar agilidade quando de uma contratação. Existem vários critérios de avaliação, sejam qualitativos ou quantitativos, como: preço, prazo, confiabilidade, qualidade, tecnologias empregadas, garantias, capacidades administrativas do fornecedor, capacidade financeira do fornecedor, etc.

O contrato celebrado, nessa fase corresponde a última etapa. Depois da avaliação qualitativa, de custos e técnica do fornecedor, opta-se por contratá-lo ou não. Eventualmente serão necessárias reuniões de esclarecimentos antes de se finalizar as contratações de modo a proporcionar maiores informações ao fornecedor do que se está à procura, qual a ênfase do projeto. São normais nessa etapa, cartas de confidencialidade, cartas de esclarecimentos, e outros documentos que comporão a gama de informações pertinentes ao fornecimento. Feito isso, contrata-se, e o controle é assunto para a próxima semana!

Um forte abraço à todos!