PROJETOS VIII

Olá amigos!

Depois de muitas publicações e até mesmo alguns textos longos, chegamos ao fim das publicações sobre o tema projetos.

Falaremos hoje sobre o encerramento oficial de um projeto.

Assim como o início de um projeto se dá de maneira gradativa, também o encerramento do mesmo é gradual. Basicamente, este processo de ENCERRAMENTO ocorre em duas áreas do conhecimento nos projetos: integração e aquisições.

Em AQUISIÇÕES o encerramento das atividades compreende basicamente, o encerramento dos contratos. Não necessariamente todos os contratos devam ser encerrados ao fim do projeto. Há casos que conforme for terminando os trabalhos específicos, os contratos podem ser encerrados. Vejamos nos caso da casa do Sr. X., o contrato com a construtora pode ser encerrado apesar de o contrato com a empresa de decoração ou com os marceneiros, por exemplos, ainda estar em andamento. Portanto, não é preciso que tudo esteja finalizado para se encerrar contratos.

Os encerramentos dos contratos devem conter sempre, pelo menos uma avaliação do transcorrer das atividades e gerar documentações que respaldem tal avaliação. Essa avaliação visa fazer uma verificação final de como foi a execução do contrato em questão, avaliações referentes a prazos de entrega do fornecedor, cumprimento do serviço, aditamentos contratuais, padrão de qualidade, pagamentos entre outros. Essa documentação é importante para registrar os eventos das aquisições, bem como servir de subsídios e parâmetros de consulta para futuros contratos. Além do mais, tais avaliações permitem decidir por optar ou não por um determinado fornecedor outrora contratado. De todo o modo, é extremamente importante, principalmente quando se trata de projetos de grande porte, que se tenha a formalidade do encerramento do contrato junto aos fornecedores.

A INTEGRAÇÃO tem no processo de encerramento das atividades, função parecida quando da abertura. As verificações finais no que diz respeito à qualidade, atendimento ao escopo, geração de relatórios finais, reuniões de realimentação e retorno às partes interessadas e envolvidas no projeto, fazem parte de suas atribuições. No caso de uma execução de um projeto a um terceiro, é importante também o encerramento junto a este, ou seja, reunir-se com o terceiro (cliente) e entregar as documentações pertinentes ao projeto, como avaliação geral de desempenho de todas as áreas do conhecimento no projeto, fazer o encerramento formal, e obter o aceite final. Basicamente, ó encerramento é a entrega da chave para o Sr. X de sua casa pronta, com a documentação, verificações e avaliações gerais do desempenho e construção da mesma.

Como se pode observar, um longo período fora transcorrido até que a casa fora entregue. A jardinagem, como não fazia parte do escopo do projeto não fora executada, e esta deverá ser feita sob a égide de outro projeto que embora seja mais simples, poderá ter os mesmos moldes deste que construíra sua casa.

É isso aí amigos, chegamos ao fim do assunto PROJETOS, e como já dito aqui por várias vezes, esse não é um assunto trivial. Podemos ter dentro de projetos variados tipos de, como: projetos sociais, projetos de serviços, projetos de produtos, projetos ambientais, projetos de vida..., enfim uma infinidade de projetos e cada qual com suas características. Resta ao coordenador do projeto e de sua equipe, adequá-lo às suas necessidades e realidades. No entanto o modelo fornecido pelo PMI, o PMBOK® é um modelo geral que abrange a execução de qualquer tipo de projeto, respeitando é claro, as particularidades de cada um.

Amigos foi um prazer discutir este tema, apesar de às vezes ele se tornar aborrecido. Peço que caso tenham dúvidas, entre em contato através do e-mail: seven@sevenempresarial.com.br será motivo de alegria poder atendê-los.

Abraço!