Amigos, muito boa tarde!
O tema PROJETOS é um daqueles que levanta vários questionamentos capazes de esquentar o debate, dados as diversas abordagens que o tema recebe. É importante destacar que o direcionamento que estamos dando aqui, é aquele sugerido pelo PMBOK® que vê os projetos de maneira genérica, mas com as mesmas características peculiares. Um projeto será sempre um projeto quando para sua execução for despendido um tempo limitado para sua execução, não importando se é desenvolvimento de um produto, um serviço a ser executado, ou até mesmo um projeto de pesquisa. Assim, queremos dizer que esse foco que estamos dando, é uma visão geral acerca de projetos, e que o mesmo deve ser respeitado conforme a natureza do objeto em questão.
E, agora sim, continuando as nossas abordagens sobre projetos, temos hoje em pauta a execução dos trabalhos propriamente ditos. Conforme já abordado, estamos seguindo a matriz PROCESSOS X ÁREAS DO CONHECIMENTO para elucidar acerca das atividades dentro de projetos. Então chegou a vez do processo EXECUÇÃO.
Nesta fase, não são todas as áreas do conhecimento que são abordadas, haja vista as necessidades inerentes a este processo em particular. Por exemplo, o escopo já está definido, custos, riscos e tempo também e, portanto, não há o que fazer enquanto execução, apenas no processo anterior que foi o planejamento e no seguinte, que será o controle.
Para a área de INTEGRAÇÃO, o processo de execução, que como o próprio nome já diz, tem a função de integrar todas as demais áreas do conhecimento do projeto. Deste modo, uma excelente ferramenta para a integração efetiva de tais áreas durante o processo de execução do, é a lista de verificação e que pode contemplar perguntas como: a proposta é coerente com a visão e o planejamento estratégico da organização patrocinadora do projeto (organização de origem)? A proposta possibilita resultados e retorno sobre o investimento compatível com as expectativas da organização? As premissas relevantes foram estabelecidas e validadas? Os recursos estratégicos estarão disponíveis para condução do projeto? Foi formalizada uma proposta executiva, que define o objetivo, os resultados e especificações, os indicadores de acompanhamento, as premissas e os obstáculos do projeto? A Estratégia e o Escopo do projeto estão claramente definidos? A avaliação qualitativa e quantitativa da viabilidade do projeto é consistente e defensável? Uma avaliação global de riscos foi realizada? O grau de certeza das estimativas é suficiente para o nível de risco que a organização possa tolerar? As principais partes interessadas e afetadas foram adequadamente envolvidas? Já foi definido quem será o Gerente deste projeto, com a Capacitação e Experiência requeridas? A equipe necessitará de alguma forma de suporte, treinamento, direcionamento e/ou acompanhamento diferenciados? Toda informação relevante necessária para prosseguir o projeto está disponível e organizada? A proposta executiva foi submetida e aprovada pela organização? Existe a necessidade de um evento ou documento para formalizar o lançamento do projeto e o comprometimento das pessoas envolvidas?
Com a QUALIDADE, basicamente é atender aos requisitos, isto é, garantir que o que fora outrora planejado esteja sendo de fato executado. É a aplicação sistemática das atividades de qualidade e a garantia que o projeto empregue todos os processos necessários para atender aos requisitos. Pode-se usar de auditorias, ferramentas da qualidade, atendimento a normas diversas entre outras que se fizer necessário. Importa destacar que a execução na área qualidade, se assemelha muito com o controle da mesma, o que é facilmente de ser confundido, e que não acarreta em graves problemas tal mistura.
Planejada a equipe de trabalho, é chegada a hora de montá-la. Essa seria mais uma das tarefas triviais do projeto, não fossem o grau e a quantidade de problemas que as organizações enfrentam quando no trato com as pessoas. Não por acaso todas as organizações possuem algum problema quando o tema é RECURSOS HUMANOS.
Caso o Projeto em questão já tenha uma equipe definida, por exemplo, no caso da construção da casa do Sr.X, se ele contratar uma empresa, esta já tem sua equipe montada e para tal as preocupações do Sr.X, são menores. Mas se por ventura ele contratar vários profissionais liberais, ele terá de agir com mais cuidado e atenção! Importante que ele neste caso, busque o máximo de informações possíveis acerca das pessoas que eventualmente serão contratadas, buscar referências, fazer entrevistas, verificar perfil e tudo o mais para que esta se encaixe no projeto, e acima de tudo, que ao fim e ao cabo do projeto este atenda perfeitamente ao escopo. Digo isso, por que as partes envolvidas durante as atividades, e principalmente o RH, afetam diretamente no sucesso do projeto ou no seu insucesso.
Além disso, principalmente em projetos mais longos e nas grandes organizações, as pessoas devem ser desenvolvidas. Muitas vezes também para a execução de um projeto específico que requeira habilidades especiais, há que se ter treinamento!
Figura 1: estágio de crescimento das equipes. Fonte: PROMINP
Acima de tudo, não basta formar um grupo, e sim uma equipe. Como desenvolver a equipe? Pessoas se desenvolvem ou são desenvolvidas? Como oportunizar o crescimento das pessoas e o da própria equipe? Como mensurar tudo isso? Estas são questões de extrema importância, haja vista, e como já dito, as pessoas são as partes fundantes de quaisquer atividades.
Já que as pessoas são as partes fundamentais e a COMUNICAÇÃO se dá (ou não) entre elas, é importante executar de forma sistemática o que fora estabelecido no plano de comunicações. Não usar de meios alternativos. Isso garante efetividade e eficácia à comunicação em si, mesmo que ela seja ineficiente. Se a comunicação não for eficiente, por exemplo, está demorando muito para chegar ao seu destino, constata-se que houve falhas no planejamento de comunicações e que este pode e deve ser revisto. No entanto, deve ser feito de maneira formal à vista de todos e assim também ser informada, para que todos tomem conhecimento de maneira formal da nova ferramenta eficaz de comunicação a ser utilizada no decorrer do projeto. Lembremos dos conceitos eficácia, eficiência e efetividade nas comunicações. Acima de tudo ela deve ser eficaz: transmitir única e exclusivamente o necessário; efetiva: que as ações decorrentes da informação aconteçam, que os meios sejam de fato utilizados, e; eficiente (se for o caso): circule tão rápida, pronta e detalhada quanto o possível.
E por fim nesse processo e de não menos importância, são as AQUISIÇÕES. As aquisições em si estão planejadas, há que se preparar, no entanto, para a escolha dos fornecedores, solicitações de orçamento e preparação para as negociações, para depois sim de fato efetuar os contratos com base num critério de desempenho de fornecedores já preestabelecido. É importante este item, pois esse de certa forma determinará o grau de sucesso ou não do projeto. Qualidade do material/serviço fornecido, prazos de entrega, preços entre outros. De modo que em grandes organizações, formulários de avaliação de fornecedores, são constantes, assim como a formação de um banco de dados permanente destes, de modo a dar agilidade quando de uma contratação. Existem vários critérios de avaliação, sejam qualitativos ou quantitativos, como: preço, prazo, confiabilidade, qualidade, tecnologias empregadas, garantias, capacidades administrativas do fornecedor, capacidade financeira do fornecedor, etc.
O contrato celebrado, nessa fase corresponde a última etapa. Depois da avaliação qualitativa, de custos e técnica do fornecedor, opta-se por contratá-lo ou não. Eventualmente serão necessárias reuniões de esclarecimentos antes de se finalizar as contratações de modo a proporcionar maiores informações ao fornecedor do que se está à procura, qual a ênfase do projeto. São normais nessa etapa, cartas de confidencialidade, cartas de esclarecimentos, e outros documentos que comporão a gama de informações pertinentes ao fornecimento. Feito isso, contrata-se, e o controle é assunto para a próxima semana!
Um forte abraço à todos!
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