PROJETOS IV

Caros amigos boa tarde!

É com muita satisfação que novamente tornamos a este meio a fim de levar até vocês nosso pequeno conhecimento no intuito de vos informar além de moldar o nosso próprio conhecimento através da reflexão interna e das opiniões de nossos leitores.

Dando continuidade ao nosso tema de projetos, falaremos hoje acerca do processo de Iniciação do mesmo. Como já dito, Projetos tomará uma série razoável de publicações nossas, de modo que possamos esclarecer ao máximo as obscuridades desse assunto, dadas as suas particularidades e complexidades.

Vimos na semana passada, que os projetos são basicamente formados por uma estrutura matricial de Processos e Áreas do Conhecimento. Os processos são: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. As áreas do conhecimento são: Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicação, Riscos, Aquisições, e tudo isso amarrado entre si através da Integração.

Assim, o processo Iniciação, pode ser considerado a mais importante de um projeto, pois nela será definido o andamento do projeto como um todo, e é nesta fase que a Área do Conhecimento Integração, entra com fôlego total.

É importante sabermos, que os projetos podem ter diversas origens, isto é, diversas situações podem determinar a necessidade do desenvolvimento de algo novo e, portanto, a necessidade de um projeto. Por exemplo, as demandas de mercado, necessidade do atendimento a alguma mudança na legislação, necessidade social, entre outros.

Na fase de iniciação, portanto, deve-se desenvolver o TERMO DE ABERTURA do projeto e efetuar a declaração do ESCOPO PRELIMINAR. O termo de abertura é um documento formal que autoriza o gerente do projeto a utilizar os recursos da organização para a execução do projeto. O seu conteúdo e seu formato variam de acordo com a organização, bem como com a natureza do projeto. Acima de tudo, é importante destacar no termo de abertura, os atores principais do projeto, como o nome e a identificação do Gestor do Projeto, das pessoas responsáveis pelas diversas áreas do conhecimento dentro do projeto para que fique claro quem são os atores nesta empreitada. Um contrato, pode fazer parte, ou até mesmo ser o próprio termo de abertura.

Como conteúdo básico, o termo de abertura deve contemplar:

· Nome;

· Objetivo Geral;

· Justificativa;

· Descrição Sucinta do Produto Final (do projeto);

· Resultados a Serem Atingidos;

· Gestor do Projeto;

· Restrições e Premissas;

· Prazos e Custos;

· Riscos Principais

· O que o Projeto NÃO Contempla.

Esse termo de abertura, não deve ser muito extenso, e deve dar aos alheios ao projeto, uma visão geral do que se trata e para que estão sendo aplicados tais esforços.

Muitas vezes e conforme a necessidade, os conteúdos acima podem ser agrupados para exprimirem melhor a realidade do projeto em questão. Entretanto, destacamos os seguintes pontos:

· Objetivo do Projeto: são os critérios quantificáveis do que o projeto deve atender. Tanto melhor será se ele contemplar valores de custos, prazos, riscos entre outros. No Projeto-Exemplo o qual estamos simulando (a construção de uma casa, citado no artigo anterior) podemos escrever o seguinte: "Construção de uma casa de dois pavimentos em seis meses para a família do SR. X."

· Resultados a serem atingidos: é a descrição do produto em si a ser gerado pelo projeto: "Uma casa de alvenaria de dois pavimentos com 300m2 de área construída mais salão de festas, garagem e área de lazer."

· Gestor do Projeto: deve ser designado e formalizado o mais cedo possível. No caso fictício de nossa construção será o próprio SR. X, o proprietário.

· Premissas: são as hipóteses que vamos considerar verdadeiras para o planejamento e execução do projeto. Ex: "durante a execução da obra, haverá dias de mau tempo, que podem atrasar a mesma; a vistoria preliminar indicou a necessidade da construção de fundações mais profundas."

· Restrições: fatos que poderão impedir a execução do projeto. Ex: "autorização da prefeitura; limitação financeira."

· Escopo Preliminar: dizer preliminarmente em linhas gerais o que o projeto vai atender ou contemplar, os requisitos, Critérios de Aceitação do Produto (qualidade do acabamento da casa, atendimento ao projeto civil, elétrico, hidráulico, arquitetônico), Limites do Projeto(construção da casa, área de lazer, garagem. Jardinagem não.), Organização Inicial (Reunião com projetistas e executores, definição de datas, valores, etc.), Riscos Iniciais Identificados(pode haver acidentes de trabalho, pode haver atrasos de entrega de material, pode atrapalhar a vizinhança), Estimativa Inicial dos Custos (orçamento preliminar junto a projetistas, executores e fornecedores), Estrutura Analítica do Projeto (inicial)(quem faz o que), Marcos do Cronograma (fundação, levantamento, cobertura, hidráulica, elétrica, acabamento.) entre outros itens que podem ser colocados no escopo preliminar, sem aprofundar em demasia.

Então essa é a fase de iniciação de um projeto. Vejam, no caso da referida casa, o SR. X ainda não iniciou nada, nem o planejamento ainda. Percebam que quando ele contratar o engenheiro para projetar a sua casa, ele já estará executando o seu projeto, enquanto o engenheiro estará planejando o dele. Percebam que apesar de os dois estarem envolvidos no mesmo assunto, o Sr.X já está em andamento com o seu projeto, enquanto o engenheiro estará com o seu em planejamento.

Como dissemos, essa é a faze de iniciação. Para o Sr.X é como o momento de tomada de decisão para seu projeto. Ele ainda terá de planejá-lo (o segundo processo dentro de projetos), mas isso é assunto para o próximo artigo.

Forte abraço amigos e continuem nos acompanhando.

Equipe SEVEN