PROJETOS V

Olá amigos leitores e seguidores!

Retomando, então, as abordagens acerca de projetos, assunto este que suscita muitas discussões e dúvidas, dada a sua complexidade e também a aplicabilidade, haja vista que a metodologia de projetos pode ser aplicada numa vasta gama de atividades. Basta-nos ver o projeto exemplo que estamos usando a de construção de uma casa.

Nossa abordagem aqui no blog acerca de projetos está sendo com vistas nos processos dentro dos projetos, a saber: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. A maioria do material didático e o próprio Guia PMBOK®, fazem uma abordagem pelas nove áreas do conhecimento (integração, escopo, qualidade, tempo, custos, RH, comunicações, riscos e aquisições). Essa abordagem por processos é particularmente interessante quando não se quer um aprofundamento substancial do tema, mas apenas apresentá-lo de modo a proporcionar um entendimento generalizado. Como temos o mapa geral matricial (figura 5 da publicação PROJETOS III, também mostrada abaixo como figura 1), essas nove áreas do conhecimento devem ser abordadas dentro dos cinco processos citados acima conforme o referido mapa.

Figura 1: áreas do conhecimento e processos. Fonte: PROMINP

Hoje, portanto, é a vez do processo PLANEJAMENTO e pela matriz processos X áreas do conhecimento, verificamos que no planejamento, todas, absolutamente todas, as áreas são contempladas.

No processo de planejamento, a área de conhecimento integração deve ser atendida com o PLANEJAMENTO DO PROJETO (1). Aqui sim então há a definição de:

· como o projeto será monitorado;

· como ocorrerão o controle das mudanças;

· quais os processos e ferramentas a serem utilizados;

· como será a execução do trabalho;

· como será a documentação de todo o projeto;

· define meios e formas de revisão de todo o projeto, principalmente com relação à prazos.

No caso da casa do Sr. X, ele será o gerente do projeto e portanto, está planejando, mesmo que informalmente, o que fazer em caso de mau tempo, está definindo sua equipe solicitando ou informando que ferramentas e técnicas de trabalho serão utilizadas. Também definindo como será o controle dos documentos e forma de revisão do projeto caso seja necessário.

Na área escopo, será então formalizado o PLANEJAMENTO DO ESCOPO (2), onde este parte já do termo de abertura e do escopo preliminar. Aqui sim, pode se entrar em maiores detalhes, acerca do escopo. Devemos lembrar que aqui nesta faze delimitaremos o escopo do projeto e não somente o escopo do produto. O escopo do produto são todas as ações relacionadas com as características do produto. (tamanho da casa, cor, alvenaria ou madeira, um ou dois pavimentos, etc.) O escopo do projeto, são todas as ações e definições que vão impactar no produto em si. Resumindo, é o tamanho e trabalho envolvidos para a execução, neste caso, construir a casa do Sr.X. Como resultado, teremos a declaração formal e completa do escopo. Para a construção da referida casa, o escopo contempla aqui o projeto civil, arquitetônico, hidráulico e elétrico, a contratação de engenheiros e empresa responsável pelos projetos e pela construção, para que sejam atendidos os requisitos da casa e consequentemente o escopo (cor, tamanho, acabamento, etc.). Como já dito, a jardinagem final não faz parte do escopo desse projeto, portanto não está contemplada. Por algum motivo o SrX., assumiu que a jardinagem será um projeto à parte a ser executado e planejado posteriormente. Também nesta faze é confeccionada a ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP, nela são representadas de maneira hierarquizada, parecida com um organograma, as fases do trabalho e seus recursos, todos de forma mensurável. São as etapas relevantes do projeto.

Figura 2: exemplo de EAP. Fonte: PROMINP

O PLANEJAMENTO DO TEMPO (3), nada mais é do que termos um cronograma das atividades. Existem vários modelos e formas de se fazer isto, mas é conveniente que se parta da EAP, das atividades ali relacionadas e se façam as estimativas de tempo para cada atividade, bem como sua sequencia cronológica. Definam-se também as sequencias das etapas, o marco inicial, os marcos intermediários e o marco final de cada uma (quanto tempo para o projeto civil, elétrico, hidráulico e arquitetônico da casa? E as fundações quando começam, a instalação elétrica vem antes do acabamento ou depois? Ou será que podem andar juntas? Qual é o prazo de cada etapa e qual é o prazo final?).

O PLANEJAMENTO DE CUSTOS (4), por sua vez contempla como ficará o orçamento para que possa ser executado o projeto em questão. Significa levantar os recursos necessários e as quantidades (pessoas, equipamentos, materiais) bem como alocar conforme a necessidade (quantos engenheiros, quais, quantidade de tijolo, madeira, cimento, fios, canos, trabalhadores? Quantos e quais são necessários?).

O PLANEJAMENTO DA QUALIDADE (5). Identificar os padrões de qualidade relevantes ao projeto e determinar a forma de satisfazê-los. Podemos ter como padrão da qualidade para a nossa casa como sendo o atendimento aos projetos dos engenheiros, o cumprimento dos prazos preestabelecidos, e o atendimento aos requisitos do produto (tamanho, cor, segurança, chove dentro?). Importante não é só definir os requisitos da qualidade, mas também definir os indicadores e os meios de controle e sua frequencia de análise.

PLANJAMENTO RH (6). Definir os recursos humanos. Montar a equipe. Estabelecer uma hierarquia e definir os papéis e responsabilidades, basicamente por meio de uma matriz. Ex.: o servente estará subordinado ao pedreiro que estará subordinado ao mestre de obras que estará subordinado ao engenheiro que estará subordinado ao Sr. X.

PLANEJAMENTO DAS COMUNICAÇÕES (7). Para quem e quando disponibilizar as informações? Como informar as partes interessadas. As informações devem ser fornecidas a todos no projeto? A comunicação será verbal? Como se comunicar diretamente com o Mestre de obras, no caso da nossa casa? Quais os meios (celular, internet, pessoalmente)? Devem ser periódicas ou eventuais? Todas as informações ou apenas algumas? Como o mestre de obras contatará o SrX., caso haja algum imprevisto?

PLANEJAMENTO DOS RISCOS (8). Quais os riscos envolvidos na execução do projeto? O que pode dar errado? Há riscos que podemos assumir? Quais os impactos no escopo do projeto? Quais os impactos no cronograma caso alguma eventualidade aconteça? E se o preço do material de construção aumentar? Isso vai impactar muito a qualidade final do produto? Vai impactar muito no fluxo de caixa do projeto? E algum eventual acidente de trabalho, como mitigar? Ou devo aceitar? Quais serão as medidas de contenção caso o aconteça um eventual problema? Quais as medidas preventivas?

PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES (9). O que e quando adquirir? Devemos aqui identificar os fornecedores, solicitar propostas, relacioná-los, escolhe-los, fazer a seleção dos fornecedores, contratar dentre outros. Como deve ser o fornecimento dos materiais de construção da casa do SrX., será que ele deve já mandar entregar todo o material? Será que deve comprar tudo agora e mandar entregar gradativamente? Ou vai fazendo e comprando? Como será a contratação da empresa empreiteira? E dos engenheiros?

Amigos, como vocês podem observar, esse tema é FERA!!!!!!!!!!!!!!! Daria um curso de Especialização. Nosso espaço aqui é limitado e não queremos tornar essa leitura aborrecida.

Portanto, estamos à disposição para eventuais esclarecimentos acerca desse tema fascinante, pois nossa abordagem aqui é muito superficial. O Intuito é promover o conhecimento, mas acima de tudo a reflexão e o debate!

Forte abraço da equipe SEVEN.